spécialiste en expérience des talents / talent experience specialist.

• Guider le talent à travers une orientation réussie comprenant : la correspondance de bienvenue, les vérifications des antécédents, les exigences de conformité et les contrats.
• Gérer le processus d'intégration en ligne et le processus de conformité avec une précision de 100%.
• Communiquer de manière proactive avec les managers des talents et des clients tout au long du processus.
• Collaborer avec les parties concernées pour résoudre les problèmes, les transmettre et les résoudre tout en respectant les accords de niveau de service.

Administration de la paie

• Créer des ordres et des affectations de manière précise et opportune
• Examiner et soumettre les fiches de présence (si nécessaire), les dépenses, les primes et les commissions.
• Gérer les taux de rémunération et de facturation, les congés annuels, les congés de maladie, les impôts, les talents et les clients ; procéder aux ajustements demandés par le client et exigés par la loi.
• Assurer la liaison avec le back-office pour organiser les enquêtes sur la paie, les annulations, les oppositions et les annulations.
• Respecter les délais de paie afin d'assurer une facturation précise pour les clients et une rémunération des talents en temps.
• Travailler avec la direction pour se tenir au courant des nouvelles informations et des mises à jour des processus.

Reporting

• Examiner et vérifier de manière proactive les rapports financiers et opérationnels
• Maintenir les comptes financiers en traitant les ajustements des clients et en respectant les exigences de financement, le cas échéant.

Efficacité opérationnelle

• Examiner les descriptions de poste des clients pour confirmer que les exigences sont conformes aux directives de l'équipe chargée des risques, à l'emplacement géographique, au salaire minimum et à la portée.
• Assurer la liaison avec l'équipe des relations avec les talents pour gérer les problèmes de relations avec les talents par le biais de l'encadrement et du conseil.
• Documenter tous les contacts, les demandes et les résolutions dans Connext et les trackers.
• Effectuer les conversations de fin de mission/de départ en accord avec les pratiques législatives.

Formation

• Diplôme d'études secondaires ou équivalent requis / Diplôme d'études supérieures ou de licence préféré.

Expérience professionnelle

• Minimum d'un an d'expérience dans le domaine de la paie, des ressources humaines, du personnel et du service à la clientèle requis.
• Une bonne connaissance des systèmes de gestion des fournisseurs (VMS) et des outils/solutions de paie est un atout.

Connaissances, compétences et aptitudes

• Forte orientation client et compétences en matière de service à la clientèle
• Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite
• Capacité à rester professionnel et courtois en tout temps.
• Connaissance de base de la paie, notamment de la législation fédérale et provinciale relative aux heures supplémentaires, à l'accumulation et à la rémunération des congés de maladie, aux vacances et aux impôts, un atout.
• Maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et PowerPoint.
• Maîtrise de l'environnement Google, notamment Gmail, Docs, Sheets et Slides.
• Excellentes compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et de communication orale et écrite.
• Capacité à faire preuve d'un jugement sûr et à prendre des décisions en traitant une variété de problèmes courants et non courants, souvent avec une normalisation limitée.
• Posséder de solides compétences en matière de résolution de problèmes
• Souci du détail et de l'amélioration continue
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois, à établir des priorités et à gérer son temps efficacement.

Structure organisationnelle

• Titre du poste dont ce poste relève : Chef d'équipe
• Titres des postes qui relèvent directement de ce poste : N/A
• Titres des postes relevant indirectement de ce poste (par exemple, les titres relevant des subordonnés du poste) : N/A

Responsabilités supplémentaires

• Participer à la formation, au mentorat et à l'intégration des nouveaux employés.
• Posséder des outils, des ressources et des éléments de dépôt central (modèles, google drives, guides, etc.).
• Ancienneté - Au moins 30 mois d'ancienneté chez Randstad.
• Capacité de leadership démontrée, comme en témoignent l'encadrement et le suivi des appels et de la correspondance par courriel pour l'assurance qualité, le rôle de mentor, l'initiative dans les efforts d'amélioration continue, les appels d'escalade, etc.
• Recommandation du manager

La politique en matière d'équité, de diversité et d'inclusion chez Randstad Canada

Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l’avancement pour tout individu.

En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.

Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.

Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employées en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.

Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste de le/la spécialiste de l'expérience des talents nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de  le/la spécialiste de l'expérience des talents. Cependant, Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.

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The Talent Experience Specialist is responsible for guiding new candidates and existing talent through the payroll process from inception to completion of assignment, and redeployment.  This person will be responsible for four key areas to effectively manage the full talent life cycle: Onboarding, Payroll Administration, Reporting, and Operational Effectiveness. 

Onboarding 

• Guide the talent through a successful orientation including: welcome correspondence, background checks screenings, compliance requirements, and contracts
• Manage onboarding process and compliance process with 100% accuracy 
• Proactively communicate with talent and client managers throughout the end to end process 
• Partner with appropriate parties to troubleshoot, escalate, and resolve issues while meeting SLAs

Payroll Administration 

• Create orders and assignments accurately and timely 
• Review and submit timecards (as needed), expenses, bonuses, commissions 
• Manage pay and bill rates, vacation time, sick time, taxes, talent and clients; adjusting as requested by client and required by law 
• Liaise with back office to arrange payroll investigations, cancellations, stop payments, and reversals 
• Meet payroll deadlines to ensure accurate billing for clients and timely talent pay 
• Work  with leadership to stay abreast of new information and process updates

Reporting

• Review and proactively audit financial and operational reports 
• Maintain financial accounts by processing customer adjustments; adhering to funding requirements as appropriate

Operational Effectiveness 

• Review client job descriptions to confirm requirements meet Risk Team guidelines, geographic location, minimum wage, and scope 
• Liaise with Talent Relations Team to manage talent relations issues through coaching/counseling
• Document all contact, inquiries, and resolutions within Connext and trackers 
• Performing end of assignment/off boarding conversations in alignment with legislative practices

Education

• High school diploma or equivalent required / Associates or Bachelor’s degree preferred

Work Experience

• Minimum one year experience in payroll operations/HR/staffing/customer service required
• Familiarity with vendor management systems (VMS) and payroll tools/solutions is a plus

Knowledge, Skills, and Abilities

• Strong customer focus and customer service skills
• Excellent verbal and written communication skills
• Ability to remain professional and courteous at all times
• Basic Payroll knowledge to include federal and provincial legislation pertaining to overtime, sick accruals/pay, vacation time, and taxes is a plus
• Proficient with Microsoft Office tools including Word, Excel, PowerPoint
• Proficient with the Google environment including Gmail, Docs, Sheets and Slides
• Excellent organizational, time management skills, verbal, and written communication skills
• Ability to apply sound judgment and decision-making skills in dealing with a variety of routine and non-routine issues, often with limited standardization 
• Possess strong problem solving skills
• Detail oriented with a concern for continuous improvement
• Ability to multitask, prioritize and manage time effectively

Organizational Structure:

• Job Title this position reports: Team Lead 
• Job Titles directly reporting to this position: N/A
• Job Titles indirectly reporting to this position (e.g. Titles reporting to position's subordinates): N/A

Additional Responsibilities: 

• Assist with training, mentoring, and onboarding new hires 
• Own tools, resources, and central repository items i.e. templates, google drives, guides, etc.
• Tenure – At least 30 months tenure with Randstad
• Demonstrated Leadership ability as evidenced by coaching and monitoring calls and email correspondence for quality assurance, serving as a mentor, showcasing initiative in continuous improvement efforts, escalation calls, etc. 
• Manager Recommendation

Randstad Canada’s Equity, Diversity & Inclusion Statement

Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees.  In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups  who are usually underrepresented in Canada’s workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.

Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.

Our organization is across Canada and in 38 countries.

As detailed in the job description, this job involves communicating, both verbally and in writing, with other Randstad teams located across Canada and with our international clients and partners. [Indeed, international customers and partners represent the major part of our activities]. Based on an evaluation, we have determined that the duties of the The Talent Experience Specialist's position requires knowledge of English in addition to French (oral and written). We also determined that the English language skills already required of other employees do not permit the performance of English language skills tasks related to the The Talent Experience Specialist's position. However, Randstad limits as much as possible the number of positions for which the knowledge of another language is required to ensure the effective accomplishment of its mission.

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