Le/la spécialiste des opérations et des contrats juridiques travaillera en étroite collaboration avec le directeur des contrats et des affaires juridiques et avec les parties prenantes de l'organisation. Le spécialiste des opérations et des contrats juridiques améliorera l'efficacité et l'efficience de l'équipe juridique au quotidien, facilitera le changement et contrôlera les coûts. Il assurera la coordination avec divers secteurs fonctionnels de l'entreprise sur des questions d'ordre juridique en organisant et en gérant des modèles et des dossiers juridiques à travers toutes les phases du cycle de gestion des contrats. Ce rôle de spécialiste implique la gestion et le soutien de projets portant sur l'ensemble des sujets pris en charge par l'équipe juridique. Le spécialiste doit être capable de s'adapter à l'évolution des priorités et des besoins de l'entreprise et doit être proactif dans l'identification des domaines de besoin et la génération de plans d'action.
Opérations Juridiques :
... - Rechercher et mettre en œuvre la technologie et les outils juridiques ; posséder des solutions logicielles d'opérations juridiques et d'autres outils, y compris des systèmes de gestion des contrats et de gestion des projets.
- Responsable de la mise à jour et de la maintenance de tous les modèles d'accords standard et de leur accès par tous les utilisateurs.
- Assurer la liaison entre Randstad et les bureaux des licences d'affaires des provinces respectives afin de vérifier les exigences spécifiques nécessaires pour recevoir une licence d'affaires renouvelée et vérifier les montants à payer.
- Créer, maintenir et mettre à jour une base de données juridique des résolutions d'entreprise, des politiques et autres projets connexes.
- Assurer le suivi de tous les dossiers de l'entreprise et être responsable du dépôt de tous les documents pertinents (par exemple, les enregistrements/renouvellements de noms commerciaux, les enregistrements extra provinciaux de l'entreprise, etc.).
- Tenir à jour les exigences du client afin de s'assurer que l'organisation respecte les exigences du client.
- Fournir des rapports et des analyses efficaces qui permettront au service juridique de prendre des décisions plus éclairées.
- Optimiser les flux de travail au sein du service juridique
- Collaborer avec des équipes interfonctionnelles, notamment les opérations, les finances, les ventes et le support informatique.
- Mettre à jour, distribuer et maintenir divers rapports, selon les besoins.
Spécialiste des contrats :
- Veiller à ce que les obligations et actions contractuelles à venir soient identifiées, documentées dans un endroit sûr et accessibles aux employés concernés, et veiller à ce que l'organisation respecte ces obligations.
- S'assurer que les détails des contrats avec les clients sont stockés dans un registre centralisé des contrats avec les clients, selon les besoins, afin de garantir l'enregistrement précis des informations contractuelles clés de tous les contrats standard et non standard.
- Examiner les formulaires d'accord du client, les appels d'offres ou les changements demandés par le client au formulaire d'accord standard de Randstad et s'assurer que les termes sont conformes à la politique CCM de Randstad ou coordonner toutes les approbations nécessaires.
- Veiller à l'exactitude des données des contrats des clients dans l'outil de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).
- En cas de besoin, fournir des conseils sur les questions contractuelles aux employés internes de l'entreprise.
- Point de contact pour toutes les modifications de contrats et l'examen des contrats non standard. Veiller à ce que tous les clients internes bénéficient d'un service rapide en ce qui concerne le processus d'examen et de modification des contrats.
Formation et expérience
- Un diplôme d'études collégiales ou universitaires est préférable
- Minimum de 2 ans d'expérience en entreprise ou en cabinet d'avocats dans un rôle opérationnel ou spécialiste des contrats
- Maîtrise avancée des logiciels de gestion des contrats, des applications Google (Docs, Sheets, Slides, Meets, gestion des calendriers), des applications Microsoft (Word, Excel, Powerpoint, Visio), de DocuSign et d'Adobe Acrobat.
- Forte expérience dans l'élaboration, la mise en œuvre et l'utilisation de solutions technologiques
- Expérience préalable dans le développement de playbooks
Doit avoir :
- Bilingue (anglais et français)
Compétences souhaitables :
- Commis juridique ou diplôme de parajuriste ou son équivalent
Compétences clés :
- Capacité à respecter des délais critiques et à établir et maintenir des relations de travail avec une équipe interfonctionnelle au sein de l'organisation.
- Esprit d'innovation, sens de la technologie, visionnaire et créatif.
- Superbe sens de l'organisation (gestion du calendrier et des dépenses)
- Solides compétences interpersonnelles et de communication (verbales et écrites).
- Orienté vers les processus et les détails, avec d'excellentes compétences en matière de gestion du temps
- Axé sur les résultats - capacité à faire avancer les choses
- Orientation vers le service à la clientèle
- Capacité à faire preuve d'esprit critique et de discernement face à des informations très sensibles et confidentielles.
Environnement de travail hybride
La politique en matière d'équité, de diversité et d'inclusion chez Randstad Canada
Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l’avancement pour tout individu.
En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employées en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
Notre organisation est présente à travers le Canada ainsi que dans 38 pays.
Comme illustré dans la description des tâches, il implique notamment de communiquer, oralement et par écrit, avec les autres équipes de Randstad situées partout au Canada et avec nos clients et partenaires internationaux. En effet, les clients et les partenaires internationaux représentent la majeure partie de nos activités. À la suite d'une évaluation, nous avons déterminé que les tâches liées au poste deLe/la spécialiste des opérations et des contrats juridique nécessitent la connaissance de l’anglais en plus du français (à l’oral et à l’écrit). Nous avons également déterminé que la connaissance de l’anglais déjà exigée des autres employés ne permet pas l’exécution des tâches nécessitant la connaissance de l’anglais liées au poste de Le/la spécialiste des opérations et des contrats juridique. Cependant, Randstad restreint le plus possible le nombre de postes pour lesquels elle exige la connaissance d’une autre langue pour assurer l’accomplissement efficace de sa mission.
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The Legal Operations and Contracts Specialist will work closely with the Director, Contracts & Legal Affairs and business stakeholders throughout the organization. The Legal Operations and Contracts Specialist will improve day-to-day efficiency and effectiveness of the Legal team, facilitate change, and control costs and will coordinate with various functional areas of the business on legal-related matters by organizing and managing legal templates and files through all phases of the contract management cycle. This specialist role involves managing and supporting projects across the full range of subject matter supported by the Legal team. The specialist must be able to adapt to changing priorities and business needs and must be proactive in identifying areas of need and generating action plans. In addition to supporting the legal team, the specialist will help with calendar and expense management.
Legal Operations:
- Source and implement legal technology and tools; own legal operations software solutions and other tools, including contract management and project management systems
- Responsible for updating and maintaining all standard template agreements and ensure access by all users
- Act as liaison between Randstad and the respective provinces’ Business Licence offices to verify specific requirements necessary to receive a renewed business licence and verify the amounts payable.
- Create, maintain and update a legal database of corporate resolutions, policies and other related drafts.
- Keep track of all corporate records and be responsible for filing any relevant documents (e.g., business names registrations/renewals, corporate extra provincial registrations, etc.)Assist legal or contract initiatives and projects as well as requests, as required
- Maintenance of Client Requirements to ensure adherence of the organization to the client requirements
- Provide effective reporting/analytics that will better inform decision-making for the legal department
- Optimize workflows within the legal department
- Collaborate with cross-functional teams, including operations, finance, sales and IT support
- Update, distribute and maintain various reports, as required
- Manage Chief Legal Officer’s calendar and expenses
Contracts Specialist:
- Ensure upcoming contractual obligations and actions are identified, documented in a secure location, and accessible to relevant employees and ensure adherence of the organization for such obligations
- Ensure details from client contracts are stored in a centralized client contract register as needed to ensure accurate record keeping of key contract information of all standard and non-standard contracts
- Review client’s form of agreements, RFPs or client-requested changes to Randstad’s standard form of agreement and ensure terms are in line with Randstad’s CCM Policy or coordinate all required approvals necessary
- Ensure accuracy of the data from client contracts is preserved within the contract lifecycle management (CLM) tool
- As needed, provide guidance on contractual matters to internal corporate employees
- Point of contact for all contract changes and non-standard contract review. Ensure that all internal customers receive prompt service with respect to the contract review/change process
Education & Experience
- College Diploma or University Degree is preferred
- Minimum of 4 years related corporate or law firm experience in an operational or contract specialist role
- Advanced level proficiency in contract management software, Google Applications (Docs, Sheets, Slides, Meets, Calendar Management), Microsoft Applications (Word, Excel, Powerpoint, Visio), DocuSign, Adobe Acrobat
- Strong experience in developing, implementing, and using technology solutions
- Prior experience developing playbooks
Must Have:
- Bilingual (English & French)
Nice to have skills:
- Law Clerk or Paralegal Diploma or its equivalent
Key Competencies:
- Ability to meet critical deadlines and establish and maintain working relationships with cross-functional team in the organization
- Innovative, technologically savvy, forward-thinking, creative
- Superb organizational skills (calendar and expense management)
- Strong interpersonal & communication skills (verbal and written)
- Process and detail oriented with excellent time management skills
- Result driven- ability to get things done
- Customer Service focus
- Ability to use critical thinking and good judgement with highly sensitive and confidential information
Hybrid Work Environent
Randstad Canada’s Equity, Diversity & Inclusion Statement
Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada’s workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.
Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.
Our organization is across Canada and in 38 countries.
As detailed in the job description, this job involves communicating, both verbally and in writing, with other Randstad teams located across Canada and with our international clients and partners. [Indeed, international customers and partners represent the major part of our activities]. Based on an evaluation, we have determined that the duties of the Legal Operations and Contracts Specialist's position requires knowledge of English in addition to French (oral and written). We also determined that the English language skills already required of other employees do not permit the performance of English language skills tasks related to the Legal Operations and Contracts Specialist's position. However, Randstad limits as much as possible the number of positions for which the knowledge of another language is required to ensure the effective accomplishment of its mission.
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